صاحب مصنع في المنطقة الصناعية بدمياط الجديدة قال لنا: «كل آخر شهر خناقة على الإضافي والتأخير، والدفتر اللي عند الأمن محدش بيصدقه». هذه الجملة تلخص سبب انتشار أجهزة الحضور والانصراف. الجهاز لا يكذب ولا يجامل، والسجل الذي ينتجه واضح للطرفين. لكن الفائدة لا تتحقق إلا إذا اختير الجهاز وركّب وربط بطريقة صحيحة.
البصمة أم الوجه أم الكارت؟
بصمة الإصبع هي الأكثر انتشارًا والأرخص. مشكلتها في المصانع والورش أن أيدي العمال تتعرض للخشونة والجروح والدهانات والأسمنت، فتصعب قراءة بصماتهم، فيقف العامل أمام الجهاز يجرب مرارًا. وفي الأماكن المزدحمة تنتقل الأوساخ والعدوى عبر الحساس.
التعرف على الوجه صار أدق وأسرع بكثير في الأجهزة الحديثة، ولا يحتاج إلى لمس، ولا يتأثر بحالة اليد. وهو أنسب لأماكن العمل اليدوي. ويحتاج إلى إضاءة مناسبة في مكان الجهاز، وإلى ضبط جيد لمنع الخداع بالصور.
الكارت سريع جدًا، لكنه يسمح بأن يبصم عامل لزميله بكارته. لذلك يُستخدم غالبًا مع وسيلة أخرى، أو في الأماكن التي يكفي فيها التحكم في الدخول لا الحضور الدقيق.
وأغلب الأجهزة الحديثة تجمع أكثر من وسيلة، فيمكن اختيار ما يناسب كل فئة من الموظفين.
الجهاز وحده لا يكفي: البرنامج
الجهاز يسجل وقت الحضور والانصراف فقط. أما تحويل هذه الأوقات إلى ساعات عمل وتأخير وإضافي وغياب، فهذا عمل البرنامج. وهنا تكمن أغلب المشكلات. هل يفهم البرنامج الورديات الليلية التي تبدأ في يوم وتنتهي في يوم آخر؟ هل يتعامل مع ورديات متغيرة أسبوعيًا؟ هل يحسب الإجازات الرسمية والإجازات بإذن؟ هل يمكن تصدير البيانات إلى برنامج الرواتب أو المحاسبة الذي تستخدمه؟ نطلب من كل عميل أن يشرح لنا نظام العمل الفعلي قبل اختيار الجهاز، لا بعده.
الربط بالشبكة
الأجهزة الرخيصة تُسحب منها البيانات بذاكرة خارجية آخر كل شهر، وهذا يعني أن المدير لا يعرف من حضر اليوم إلا بعد شهر. الأفضل أن يتصل الجهاز بالشبكة بكابل، فتنتقل البيانات لحظيًا إلى البرنامج على حاسوب الموارد البشرية أو على سيرفر الشركة. وإذا كان للشركة أكثر من فرع، يمكن جمع أجهزة الفروع في برنامج واحد. ونضع الجهاز على شبكة منفصلة عن أجهزة الموظفين، كما نفعل مع الكاميرات.
المكان والتركيب
الجهاز يوضع عند مدخل العمال لا في مكتب الإدارة، على ارتفاع مناسب لمتوسط الطول، بعيدًا عن الشمس المباشرة التي تربك حساسات الوجه، ومحميًا من المطر والغبار إن كان قرب البوابة. ونوصله بجهاز عدم انقطاع حتى لا تضيع بصمات الصباح بسبب انقطاع الكهرباء. وفي المصانع الكبيرة نضع أكثر من جهاز عند البوابة لتجنب الطوابير وقت تغيير الوردية.
الربط مع الكاميرات
من الحلول المفيدة وضع كاميرا تنظر إلى جهاز البصمة. إذا اعترض عامل على تسجيل، أو ظهر شك في أن أحدًا بصم لغيره، يمكن مراجعة التسجيل في التوقيت نفسه. وهذا وحده يقلل محاولات التلاعب كثيرًا. ويمكن كذلك ربط الجهاز ببوابة أو باب ليصبح نظام تحكم في الدخول أيضًا، كما شرحنا في مقال التحكم في الدخول.
البيانات الشخصية
بصمات الموظفين وصور وجوههم بيانات حساسة. يجب أن تُحفظ على الجهاز والسيرفر بطريقة آمنة، وألا يصل إليها إلا المختصون، وأن تُحذف بيانات الموظف عند انتهاء عمله. ومن الجيد إعلام الموظفين بطريقة استخدام هذه البيانات والغرض منها.
أخطاء رأيناها
- جهاز بصمة إصبع في مصنع رخام، نصف العمال لا تُقرأ بصماتهم.
- برنامج لا يفهم الوردية الليلية، فيظهر العامل غائبًا يومًا وحاضرًا ست عشرة ساعة في اليوم التالي.
- جهاز في الشمس عند البوابة، شاشته لا تُقرأ ظهرًا.
- بيانات تُسحب يدويًا، وتضيع إذا تعطل الجهاز قبل السحب.
أسئلة شائعة
هل يمكن ربط الجهاز ببرنامج الرواتب الحالي؟
في أغلب الحالات نعم، عبر ملف تصدير أو ربط مباشر، ونتأكد من ذلك قبل اختيار الجهاز.
كم موظفًا يتحمل الجهاز الواحد؟
الأجهزة المتوسطة تتحمل مئات إلى آلاف المستخدمين، لكن العامل الحاسم هو سرعة المرور وقت تغيير الوردية.
تجربة عملية في مصنع بدمياط الجديدة
في المصنع الذي ذكرناه في البداية، استبدلنا جهاز بصمة الإصبع القديم بجهازين للتعرف على الوجه عند البوابة، وضعناهما تحت مظلة تحميهما من الشمس، وربطناهما بالشبكة وبرنامج يفهم الورديات الثلاث. ووضعنا كاميرا تنظر إلى منطقة البصمة. في الشهر الأول اختفى الطابور الذي كان يتكون صباحًا، وانتهت تقريبًا شكاوى عدم قراءة البصمة. وفي آخر الشهر خرج تقرير الإضافي والتأخير جاهزًا في دقائق، وحين اعترض عامل على تأخير مسجل عليه، فُتح تسجيل الكاميرا في التوقيت نفسه وانتهى النقاش بهدوء. قال صاحب المصنع إن أكبر فائدة لم تكن الدقة، بل انتهاء الخلافات الشهرية.
لاختيار جهاز حضور وانصراف لشركتك أو مصنعك، تواصل معنا.
